Archive pour la catégorie ‘Réunions à distance’

Animer des réunions à distance de façon efficace

Mardi 19 novembre 2013

Peut-on animer des réunions de façon efficace comme en présentiel?

Telle est l’interrogation d’un participant, lors d’une formation en classe virtuelle. La réponse n’est évidemment pas triviale. Qu’entend on par efficace d’abord?

Est efficace ce qui cadre avec les objectifs fixés?

Est-ce que les objectifs fixés cadrent avec une réunion à distance? Les outils de collaboration à distance permettent maintenant de se poser avant tout la question.

L’efficacité en réunion à distance se  prépare et cela est un grand changement en rapport à des réunions type face à face.

Ensuite la posture d’animateur va quelque peu changer aussi , une adaptation (encore une…) s’avère nécessaire. Il faudra s’intéresser un plus à la posture de facilitateur (le facilitateur va davantage utiliser les possibilités apportées par les rôles possibles), de régulateur, d’animateur et de pilotage.

De même le niveau de participation attendu sera aussi un critère de recherche d’efficacité et le leader de la réunion devra mettre en place des indicateurs de suivi d’efficacité.

Il existe donc de nombreux axes possible d’investigation pour assurer des réunions participatives, créatives, animées et donc efficaces.

Programme de l’action de formation CLASSE VIRTUELLEAnimer une réunion de façon efficace Programme envoyé sur simple demande: personnalisation en fonction de l’axe de  travail

Paul

Classe virtuelle et communication

Mardi 15 novembre 2011

Dans plus de 75% des cas, lorsque je demande quels sont les canaux de communication qui sont en place lorsque deux personnes communiquent entre elles, je m’entend répondre qu’ils en existent deux: la canal verbal, celui permet de passage des mots et des phrases et le canal gestuel, non verbal, visuel qui correspond au langage du corps

La plupart des personnes oublient ou tout simplement n’ont pas conscience du dernier (?) canal qui est celui du para verbal.

Lorsqu’on parle, on perçoit bien les mots qui sont énoncés, mais on ne perçoit plus (ou on ne prête plus attention, tellement que cela se joue au niveau de notre inconscient) la façon dont on les prononce.

Et pourtant, ce canal para verbal reflète le fond de notre pensée, transporte notre émotion, une partie de notre « attitude ».

Je différentie le « comportement », partie visible de l’iceberg, ce que l’on voit de moi de « l’attitude », partie non visible de l’iceberg, reflétant mon schéma de pensée rationnel et affectif (qui est censé être en lien avec mon comportement…)

L’ensemble des informations circulant sur les 3 canaux permet de déterminer la congruence de la personne s’exprimant, c’est à dire la cohérence entre ce que j’entends au niveau des mots, ce que je perçois au niveau du visuel et ce qui résonne en moi au niveau du para verbal.

Des études ont montré que le visuel et le du para verbal impacte le plus le récepteur dans la transmission d’un message, les mots eux n’impactant en fait que très peu (ceci nous renvoie aux messages de nos chers politiciens par exemple): selon l’étude faite par le Pr. Albert Mehrabian, 38% de la communication passe par l’intonation et le son de la voix, 55% passe par le non verbal (cad le langage corporel) et seulement 7% de la communication est verbale c’est-à-dire passe par la signification des mots.

Lorsque nous en situation de communication à distance, le canal non verbal n’est plus présent.

On peut imaginer l’impact du canal para verbal dans la communication à distance!

Séquence Pub: Chez FAD FORMATION? , nous sensibilisons les personnes au travail sur la voix (phrase exprimé avec un ton grave , un débit mi lent mi rapide et un pitch final rempli de sourires :-)

Jean Jacques Marcel

ACTAGILE FAD-FORMAITON

Portail formation classe virtuelle: http://www.fad-formation.fr

Réunions à distance et interrogations

Jeudi 13 janvier 2011

Animer des réunions à distances. Animer des réunions virtuelles.

Le contexte d’animation de réunion à distance peut s’effectuer dans un cadre d’équipe projet, d’équipe fonctionnelle, d’équipes managériales, de gestion de clients, de gestion de partenaires.

Bien des questions surgissent quand à la mise en place et la réalisation et l’efficacité de ces réunions distantes:

1/ Nécessité de la réunion?

S’interroger sur les objectifs,  sur les possibilités de faire autrement apparait une nécessité aujourd »hui où la pléthore des outils communiquant envahissent l’environnement

2/ Type de réunion?

A bien t’on pris conscience des différents types de réunions? Sait on quel est la nature de la réunion que l’on va être amené à animer?

Qu’est ce qui va donner sens à notre action et mener notre processus de déroulement?

3/ Quelle préparation?

Va t’on préparer cette réunion distante comme une réunion traditionnelle face à face? De quoi faut il se préoccuper?

Où sont les enjeux? La réussite d’un projet passe avant tout par une phase de planification. La réussite d’une réunion distante ne passerait elle pas par une préparation différente et appropriée?

4/ Quelle entame?

Comment puis je assurer une motivation, une concentration soutenue pendant la réunion distante? Quels changements puis je amener de façon à créer ce qu’on appelle le sentiment d’appartenance?

4/ Quel rôle d’animateur?

Suis je un animateur, facilitateur, coordinateur? dis je surveiller la technologie de communication à distance, le temps, les objectifs, la fluidité, la circularité?

Développer la coresponsabilité passerait-il par la distribution des rôles et fonctions?

5/ Circularité

Comment peut on recréer le lien relationnel?  Comment peut mettre en place une certaine forme de proximité humaine tout en étant à distance? Quel niveau de circulation de l’information passe au niveau de l’équipe?

La maitrise des outils de communication à distance est-elle suffisante ou une certaine forme de changement comportemental apparait-elle nécessaire?

Est ce que les compétences dites coopératives, collaboratives, collectives sont innés ou passent-elles par une prise de conscience et d’apprentissage?

Toutes ces questions, lois d’être exhaustives, doivent être accompagnées de quelques éléments de réponse pour enclencher une dynamique participative au niveau des réunions à distance.

Jean Jacques Marcel

ACTAGILE FAD-FORMATION

La maitrise des outils est une condition nécessaire mais à nos yeux non suffisante pour animer de façon efficace des réunions à distance.

« Devenir animateur de réunion virtuelle » est une action de formation qui tente d’apporter des pistes, des prises de conscience, des apprentissages et du lien relationnel en vue de développer sa compétences « virtuelle » (lire autre article sur l’intelligence virtuelle ).

Animer des réunions de façon efficace

Réunion à distance et roles

Jeudi 30 décembre 2010

A t’on ou peut-on avoir des rôles différents à jouer en réunion à distance ou « virtuelles » en rapport aux réunions en face à face.

La participation, l’animation, l’interactivité sont de nature différente.

On se retrouve un peu dans un mini changement de paradigme, où notre comportement classique, traditionnel et qui marche est reporté  intégralement dans ce nouvel environnement.

La confusion, le ressenti d’une réunion peu efficace, d’un taux de participation amoindri peut inciter une remise en question et interrogation.

Les réunions à distance sont effectivement, à notre regard, d’autres méthodes d’organisation avec des objectifs qui peuvent au par ailleurs être équivalents!

Les techniques de participation et d’animation devront être adaptées à  ce nouvel espace spatio-temporel.

Les participants et les rôles seront donc eux aussi affinés, voire repensés afin de générer le maximum de participation et d’efficacité.

Un des rôles nouveau est celui du techno facilitateur, celui dont la fonction est orientée autour de tout ce qui touche à l’environnement logiciel, audio, celui de la plateforme de conférence Web ou de l’espace collaboratif.

Il permettra à l’animateur de la réunion est d’être plus axé sur le contenu et le processus.

Dans beaucoup de configuration, l’animateur et le techno-facilitateur sont une seule et même personne, ce qui nécessite un nouvel apprentissage que ce soit au niveau du savoir, du savoir faire et du savoir être, en somme le développement d’une nouvelle compétence.

C’est pour cela aussi que la définition, spécification d’autres rôles apparait aussi importante: générer la coresponsabilité: un autre enjeu majeur de la réussite de ses réunions à distance.

FAD FORMATION s’intéresse à l’excellence dans l’animation de réunion à distance. Je ne saurais vous conseiller l’action de formation correspondante: « Devenir animateur de réunion à distance »

FAD FORMATION: la classe virtuelle à votre service: Animateur de réunion distante

Jean Jacques Marcel, ACTAGILE FAD-FORMATION

Autres formations orientées

- Devenir manager à distance; Devenir manager virtuel; Devenir Manager d’une équipe distante, Devenir manager d’une équipe virtuelle;

- Devenir chef de projet à distance; Devenir chef de projet virtuel; Devenir chef de projet d’une équipe distante, Devenir chef de projet d’une équipe virtuelle;

Réunion à distance: en route pour la performance virtuelle

Vendredi 19 mars 2010

Synchrone?  Si vous avez parcouru le site classe virtuelle, vous devez pouvoir répondre à la question. Bien sur, toute réunion à distance est de type synchrone.


Temps réel
Participants distants

Sont les critères qui déterminent l’aspect synchrone

Ce type de réunion devient de plus en plus courant en entreprise

Réunion avec client, réunion avec partenaires, réunion d’équipes, réunions de projet : le marché de la conférence virtuelle est un marché qui se porte bien et qui n’est pas prêt de s’arrêter.

· Planification des heures
Equipes distantes peut vouloir dire fuseau horaire distant. Suivant les objectifs de la réunion, l’animateur, chef de projet, manager devra s’interroger sur cet aspect important
On parle du pouvoir d’influence. La planification de la réunion en mode distant ne deviendrait elle pas un pouvoir d’influence.
Etes vous sur d’avoir le même niveau d’énergie à 8h du matin, 13h30 ou 18h30 du soir ?
Etes vous sur d’avoir eu le temps de revoir vos informations à 8h du matin, 13h30 ou 18h30 du soir ?
Etre sur le chemin de la performance virtuelle, c’est aussi se connaître …

· Interactivité dynamique
L’interactivité est maximale, à partir du moment où les règles de fonctionnement ont été correctement mises en place.
Et ces règles de fonctionnement, ou sont elles ?
Attention à na pas récolter de l’échange improductif et cacophonique en lieu et place d’une bonne interactivité dynamique.
La performance virtuelle passe par un jeu de règles prédéfinies et validées.

De la protection avant tout pour générer de l’innovation, du dynamisme !

· Demande de prise de parole, de pose de questions facile
La, le choix de l’outil de conférence devient important. Facile, oui, si l’outil le permet et si la règle le permet.
N’oubliez pas d’éduquer vos participants…
Oui, vous l’avez compris, on reparle de régulation…
La régulation est un des éléments clés de la performance virtuelle !

· Mise en situation en sous groupe possibles
Réaliser des groupes de brainstormings. Oui, c’est possible.
Le rêve devient réalité. On travaille on sous groupe, on synthétise, on met en
commun ! Incroyable. La productivité, l’enthousiasme, l’intérêt de chacun grimpe en flèche.
Les outils collaboratifs deviennent de vrais outils de différentiation !
Le collaborateur virtuel passe du groupe virtuel à l’équipe performante.

Bienvenue dans le monde de la virtualité performante !

· Possibilité de faire un aparté sur une délicate décision
Réunion importante avec une quinzaine de collaborateurs et des clilents. Un point soulevé par le client mérite réflexion immédiate. Le manager demande une pause de 1à minutes à son client ; il crée immédiatement une salle virtuelle secondaire avec ses collaborateurs, échangent et parvient à mettre en place un scénario gagnant/gagnant avec le client.
Non, vous ne rêvez pas. Les outils collaboratifs actuels sont l)à pour cela !

Bienvenue dans le monde de la virtualité performante !

Séquence Pub: La performance virtuelle vous intéresse ? Consulter le catalogue FAD FORMATION

Jean Jacques Marcel, ACTAGILE FAD-FORMATION
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